I dati..
Secondo le recenti ricerche fatte da “The Radicati Group”, il numero di account mail Worldwide ha raggiunto più di 4.1 miliardi nel 2014 e si stima crescerà fino a 5.2 nel 2018; anche il numero di utenti, tra consumer e business, crescerà in maniera sensibile, passando da 2.5 miliardi nel 2014 a 2.8 miliardi nel 2018. Vengono poi spedite quotidianamente più di 196 miliardi di mail di cui 108 sono scambiate tra utenti business. Inoltre mediamente al giorno un utente business invia 85 mail e ne riceve 36.
La mia esperienza..
Questa crescente quantità di mail, sia in numero che in dimensione, sta causando delle difficoltà sia per gli utenti che per le aziende che ne devono gestire la mole.
Se penso alla mail privata, rabbrividisco.. è vero lì un gran numero di mail è solo SPAM e per fortuna ho dei meccanismi automatici che mi permettono di spostare tali mail in cartelle specifiche, però che strazio vedere quella casella sempre intasata e così lenta.. e poi, davanti a quella casella mi sento una sarta, sempre taglia e cuci per riuscire a star dentro a quei maledetti Giga a disposizione. Se poi cancello una mail e la voglio recuperare? Lì è un vero proprio cinema, contatto tutti i livelli di supporto possibili, e spesso quello che succede è che non posso recuperarla!! E se penso a quella del lavoro? Se penso a quella del lavoro ho una percezione diversa.. la mia casella di posta EMC non è mai intasata nonostante le centinaia di mail ricevute al giorno e posso sempre recuperare le mail anche di diversi anni fa.. Una volta ho anche cancellato per errore una mail e.. et voilà in pochi minuti avevo di nuovo la mia mail a disposizione!! Come mai il mio rapporto con la casella di posta EMC è così SANO? L’unica cosa che noto è un’iconcina diversa su alcune mail, ma niente più!
Se penso ad EMC che ha più di 60.000 dipendenti, posso immaginare che l’azienda si trovi a dover affrontare una mole di mail di più o meno 6 milioni al giorno. Se ipotizzo poi che mediamente una mail su dieci pesa 1MB ciò significa che l’azienda si trova a dover immagazzinare 600GB al giorno ovvero più di 200TB l’anno!
Ancora non capisco come facciamo ad avere account mail così efficienti..
Se penso dal lato di noi dipendenti EMC, noi vogliamo poter gestire l’enorme quantità di mail quotidiane in maniera snella, senza che leggere la posta rallenti le nostre attività e abbiamo la necessità di avere un account mail sempre disponibile e che mantenga online anche le mail spedite e ricevute secondo le policy che definiamo con l’azienda.
Come abbiamo fatto a risolvere tutte queste criticità?
Ho scoperto che nel 2010, poco prima che entrassi in EMC, l’azienda ha introdotto nella propria infrastruttura la soluzione EMC SourceOne.
Se penso ad EMC che ha più di 60.000 dipendenti, posso immaginare che l’azienda si trovi a dover affrontare una mole di mail di più o meno 6 milioni al giorno. Se ipotizzo poi che mediamente una mail su dieci pesa 1MB ciò significa che l’azienda si trova a dover immagazzinare 600GB al giorno ovvero più di 200TB l’anno!
Ancora non capisco come facciamo ad avere account mail così efficienti..
Se penso dal lato di noi dipendenti EMC, noi vogliamo poter gestire l’enorme quantità di mail quotidiane in maniera snella, senza che leggere la posta rallenti le nostre attività e abbiamo la necessità di avere un account mail sempre disponibile e che mantenga online anche le mail spedite e ricevute secondo le policy che definiamo con l’azienda.
Come abbiamo fatto a risolvere tutte queste criticità?
Ho scoperto che nel 2010, poco prima che entrassi in EMC, l’azienda ha introdotto nella propria infrastruttura la soluzione EMC SourceOne.
EMC SourceOne..
Grazie alla soluzione EMC SourceOne, EMC ha evitato costi per più di 20 miloni di $! Ed io ho un rapporto SANO con la mia casella di posta!!
Ma cerchiamo di capire come funziona..
Un’azienda che non utilizza soluzioni di archiviazione delle mail come EMC SourceOne, si trova a dover gestire le mail unicamente dai server di posta, che sono tipicamente gestiti e manutenuti dal dipartimento IT. Tipicamente le mail sono salvate su uno o più server che hanno la necessità di dover gestire carichi di lavoro crescenti. Anche la creazione di un semplice backup diventa oneroso, sia in termini di gestione che di tempo. Inoltre spesso l’archiviazione non è svolta online e ciò significa che, per un determinato periodo di tempo, gli utenti possono perdere delle mail qualora le cancellassero per errore.
Avere una soluzione di archiviazione mail online permette al server di respirare in quanto, rispetto alle policy definite dall’azienda, le mail con determinate caratteristiche vengono inviate a storage meno costosi, liberando risorse sul server di posta. Inoltre per l’azienda porta degli enormi vantaggi per quanto concerne il Backup. Le finestre temporali si riducono di gran lunga grazie proprio al fatto che verrà fatto il backup solo sui dati contenuti sul server di posta . Un altro grande valore aggiunto che la soluzione EMC SourceOne porta con sé è la possibilità per l’utente di poter effettuare delle ricerche nonostante il contenuto non sia più fisicamente sul server. Infatti grazie a dei puntatori, l’utente potrà vedere i metadati della mail e, secondo il bisogno, richiamare il contenuto archiviato. La soluzione lavora in questo modo:
Ma cerchiamo di capire come funziona..
Un’azienda che non utilizza soluzioni di archiviazione delle mail come EMC SourceOne, si trova a dover gestire le mail unicamente dai server di posta, che sono tipicamente gestiti e manutenuti dal dipartimento IT. Tipicamente le mail sono salvate su uno o più server che hanno la necessità di dover gestire carichi di lavoro crescenti. Anche la creazione di un semplice backup diventa oneroso, sia in termini di gestione che di tempo. Inoltre spesso l’archiviazione non è svolta online e ciò significa che, per un determinato periodo di tempo, gli utenti possono perdere delle mail qualora le cancellassero per errore.
Avere una soluzione di archiviazione mail online permette al server di respirare in quanto, rispetto alle policy definite dall’azienda, le mail con determinate caratteristiche vengono inviate a storage meno costosi, liberando risorse sul server di posta. Inoltre per l’azienda porta degli enormi vantaggi per quanto concerne il Backup. Le finestre temporali si riducono di gran lunga grazie proprio al fatto che verrà fatto il backup solo sui dati contenuti sul server di posta . Un altro grande valore aggiunto che la soluzione EMC SourceOne porta con sé è la possibilità per l’utente di poter effettuare delle ricerche nonostante il contenuto non sia più fisicamente sul server. Infatti grazie a dei puntatori, l’utente potrà vedere i metadati della mail e, secondo il bisogno, richiamare il contenuto archiviato. La soluzione lavora in questo modo:
- Le mail vengono collezionate sul server di posta
- Poi vengono classificate in base alle policy aziendali
- Viene creato un full-text index con il quale è possibile fare delle ricerche
- Viene creato un folder con le mail da archiviare secondo policy
- Vengono spostati i contenuti delle mail da archiviare su uno storage specifico per l’archiviazione dati (processo anche detto di shortcut) e viene mantenuto uno shortcut sull’applicazione di posta
Di seguito un esempio di ciò che vedo prima e dopo lo “shortcut process” (esempio su outlook):
PRIMA
DOPO
Come si può notare ciò che troverò nella mia casella di posta è solo una diversa icona sulla mail archiviata.
Ciò che è successo durante l’archiviazione è proprio il passaggio del contenuto dal server di posta verso uno storage specifico per l’archiviazione dati. Infatti come si può notare, la dimensione delle mail è diminuita.
A questo punto posso tranquillamente effettuare le classiche ricerche offerte da outlook e, quando necessario, posso richiamare la mail archiviata. Posso testimoniare che fare la “recall” di una mail archiviata dura al massimo 5-6 secondi. Trovo questa soluzione davvero utile! Riassumendo, elenco quali sono i 5 motivi principali per scegliere la soluzione EMC SourceOne:
A questo punto posso tranquillamente effettuare le classiche ricerche offerte da outlook e, quando necessario, posso richiamare la mail archiviata. Posso testimoniare che fare la “recall” di una mail archiviata dura al massimo 5-6 secondi. Trovo questa soluzione davvero utile! Riassumendo, elenco quali sono i 5 motivi principali per scegliere la soluzione EMC SourceOne:
- Riduzione dei costi legati allo storage trasferendo dati meno importanti su storage meno performanti
- Intelligente discovery delle mail attraverso l’indicizzazione locale dei dati
- Aumento delle performance del servizio di posta spostando gli allegati delle mail meno recenti su storage secondari, permettendo quindi un’ottimizzazione dell’utilizzo dello storage primario
- Riduzione dei tempi di backup grazie alla movimentazione dei dati meno utilizzati verso storage secondari
- Avere un rapporto SANO con la propria casella di posta!
Per qualsiasi ulteriore informazione vi rimando ai seguenti documenti:
Data Sheet SourceOne Email Mgmt
White Paper Information Archiving
e alla seguente pagina web: SourceOne Archiving Family
Per completezza di informazione, EMC SourceOne è una suite di soluzioni e quella vista insieme è sola una delle componenti. Un altro modulo interessante è EMC SourceOne for File Systems. Per quello vi rimando al seguente indirizzo: Data Sheet SourceOne File Systems
Diego Maria Ricci – System Engineer
Potete trovarmi anche su Twitter: @dieguito83
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